Autorisatiebesluit voor Stichting Protestants Christelijk Ziekenhuis Ikazia, Rijksdienst voor Identiteitsgegevens

TOELICHTING

1. Algemeen

Inleiding

De Wet basisregistratie personen (Wet BRP) vormt de juridische basis voor de basisregistratie personen. In de basisregistratie personen zijn persoonsgegevens opgeslagen in de vorm van persoonslijsten.

De basisregistratie personen bevat gegevens over personen die zijn ingeschreven bij een van de gemeenten in Nederland. De gemeenten houden deze gegevens bij.

Verder zijn in de basisregistratie personen gegevens opgenomen van personen die buiten Nederland woonachtig zijn, zogenoemde niet-ingezetenen. Gegevens van niet-ingezetenen worden bijgehouden door de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Deze registratie van niet-ingezetenen in de basisregistratie personen wordt aangeduid als de Registratie Niet-Ingezetenen (RNI). Over niet-ingezetenen wordt een beperkter aantal gegevens bijgehouden dan over ingezetenen. De gegevens in de RNI zijn niet aangemerkt als authentieke gegevens. Gegevens over niet-ingezetenen kunnen namelijk minder gemakkelijk actueel gehouden worden dan gegevens over ingezetenen.

De Wet BRP biedt de grondslag voor systematische gegevensverstrekking over ingezetenen en niet-ingezetenen aan overheidsorganen en daartoe aangewezen andere organisaties. Bij de systematische verstrekking worden vanuit een centraal bestand op geautomatiseerde wijze persoonsgegevens uit de basisregistratie personen verstrekt.

Organisaties die in aanmerking komen voor systematische gegevensverstrekking

Allereerst komen overheidsorganen in aanmerking voor systematische gegevensverstrekking uit de basisregistratie personen. Daarnaast kunnen ook organisaties die werkzaamheden verrichten met een gewichtig maatschappelijk belang daarvoor in aanmerking komen, indien deze werkzaamheden en deze organisaties op grond van artikel 3.3 van de Wet BRP zijn aangewezen. Voorts voorziet artikel 3.13 Wet BRP in systematische gegevensverstrekking aan onderzoeksinstellingen. Waar in het vervolg van deze toelichting zal worden gesproken over ‘de afnemer’ worden daarmee zowel overheidsorganen als derden als onderzoeksinstellingen bedoeld.

Het autorisatiebesluit

Afnemers die systematisch gegevens verstrekt willen krijgen uit de basisregistratie personen dienen hiertoe een verzoek in bij de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het verzoek wordt gedaan in de vorm van een autorisatieaanvraagformulier. In dit formulier is aangegeven welke gegevens, over welke personen en voor welke taken de aanvrager op systematische wijze verstrekt wenst te krijgen. Het verzoek wordt getoetst, waarbij wordt uitgegaan van de beoordelingscriteria zoals deze zijn neergelegd in de Wet BRP en het Besluit basisregistratie personen (Besluit BRP). Onder meer bepalend is of en in hoeverre de verstrekking van de gegevens noodzakelijk is voor de goede vervulling van de taak van de aanvrager. Hierbij wordt steeds de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de personen, van wie de aanvrager gegevens verstrekt wenst te krijgen, gewaarborgd.

Na toetsing van het autorisatieverzoek wordt door de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties een autorisatiebesluit ten behoeve van de aanvrager genomen. In dit autorisatiebesluit wordt bepaald welke gegevens over welke categorieën van personen en in welke gevallen aan de afnemer worden verstrekt. Aan het autorisatiebesluit kunnen voorschriften en beperkingen worden verbonden in het belang van een zorgvuldige en doelmatige gegevensverstrekking.

Het autorisatiebesluit wordt voor zover mogelijk technisch vertaald in een zogenoemde autorisatietabelregel. Aan de hand van de autorisatietabelregel wordt de geautoriseerde afnemer herkend en kan de gegevensverstrekking vanuit de basisregistratie personen geautomatiseerd afgewikkeld worden.

2. Toelichting op de wijzen van verstrekken

De systematische gegevensverstrekking uit de basisregistratie personen kan op verschillende wijzen plaatsvinden. Op grond van dit besluit vindt de verstrekking op de volgende manieren plaats:

De verstrekking op verzoek

Een afnemer kan op verzoek een set gegevens van een persoonslijst verstrekt krijgen. In het autorisatiebesluit is opgenomen welke gegevens van welke categorieën personen mogen worden opgevraagd.

Overige verstrekkingen

Door technische problemen kan het voorkomen dat het berichtenverkeer in een bepaalde periode niet of niet juist heeft plaatsgevonden. Om dit te herstellen wordt een zogenaamd ‘herstelbericht’ verstuurd.

Indien een onderzoek is ingesteld of afgerond naar een gegeven of een verzameling van gegevens, wordt hiervan bij het verstrekte gegeven melding gedaan.

Op een persoonslijst kan bij historische gegevens de indicatie ‘onjuist dan wel strijdigheid met de openbare orde’ geplaatst worden. Deze gegevens zijn foutief en worden daarom in principe niet verstrekt.

Indien gegevens worden opgevraagd van een persoonslijst die is opgeschort, hetgeen ondermeer gebeurt indien een ingeschrevene is overleden of geëmigreerd, worden de reden en datum opschorting bijhouding van de persoonslijst meeverstrekt. Bij verstrekking van gegevens van een persoonslijst van een niet-ingezetene, is het van belang om aan te geven wanneer de gegevens op de persoonslijst geverifieerd zijn en welke organisatie de in een categorie opgenomen gegevens heeft aangeleverd. Om dit te bereiken, worden de verificatiegegevens of de gegevens over de aanleverende organisatie, voor zover die gegevens zijn opgenomen op de persoonslijst, meeverstrekt als er gegevens worden verstrekt uit een categorie waarin die gegevensgroepen voorkomen.

3. Stichting Protestants Christelijk Ziekenhuis Ikazia

Dit besluit is een autorisatiebesluit dat is genomen ten behoeve Stichting Protestants Christelijk Ziekenhuis Ikazia (in deze toelichting genoemd: het ziekenhuis). Het ziekenhuis is een instelling als bedoeld in artikel 1 van de Wet toelating zorginstellingen.

Het ziekenhuis is ingevolge artikel 39 van het Besluit BRP aangewezen als derde die in aanmerking komt voor de systematische gegevensverstrekking uit de basisregistratie personen.

3.1. Taken van het ziekenhuis

De primaire taak van het ziekenhuis, waarvoor het ziekenhuis gegevens uit de basisregistratie personen verstrekt mag krijgen, is de gezondheidszorgverlening aan patiënten in de instelling. Dit blijkt uit Bijlage 4 bij het Besluit BRP. Het ziekenhuis verleent niet enkel gezondheidszorg aan patiënten, maar voert ook werkzaamheden die daar direct mee zijn verbonden. Als zodanig kunnen deze werkzaamheden verenigbaar met het primaire doel, de gezondheidszorgverlening aan patiënten, worden geacht. Dit blijkt uit de memorie van toelichting bij het Besluit GBA (de voorloper van het Besluit BRP).

3.1.1. Patiënten

Het ziekenhuis heeft voor de uitvoering van haar taken gegevens uit de basisregistratie personen nodig van patiënten. Een patiënt is degene bij wie handelingen met betrekking tot individuele gezondheidszorg als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg of vervolgzorg als bedoeld in artikel 1 onder m van dit besluit worden verricht.

Het ziekenhuis heeft gegevensverstrekking uit de basisregistratie patiënten nodig voor de uitvoering van de volgende werkzaamheden:

3.1.1.1. Identificatie en inschrijving in de patiëntenadministratie

3.1.1.2. Bijhouden van de patiëntenadministratie tijdens de individuele gezondheidszorgverlening

Als het ziekenhuis twijfelt aan de juistheid of actualiteit van de gegevens van een patiënt in de patiëntenadministratie, dan kan het ziekenhuis deze gegevens ad hoc uit de basisregistratie personen opvragen om ze te verifiëren.

3.1.1.3. Aanschrijven tijdens individuele gezondheidszorgverlening

Het ziekenhuis heeft ook gegevens van patiënten nodig aan wie door het ziekenhuis individuele gezondheidszorg wordt verleend, om deze patiënten op een juiste manier aan te kunnen schrijven. Het ziekenhuis informeert patiënten over bijvoorbeeld het wijzigen van een gemaakte afspraak of vorderingen in het individuele zorgverleningsproces en het versturen van facturen in verband met de verleende gezondheidszorg. Facturen worden rechtstreeks naar patiënten gezonden in het geval de patiënt onverzekerd is, de verleende zorg niet of maar deels wordt vergoed, of de patiënt in het buitenland woont.

Ook verstuurt het ziekenhuis PROM (patient reported outcome measure)-vragenlijsten aan patiënten. Het doel van deze vragenlijsten is om samen met een patiënt te komen tot een gezamenlijk gedragen behandeldoel en om de patiënt te vragen naar zijn/haar ervaringen met betrekking tot de gezondheidszorgverlening. Voorafgaand aan het versturen van deze vragenlijsten wordt toestemming van de patiënt gevraagd. Gegevensverstrekking uit de basisregistratie personen voor deze taak is geoorloofd, voor zover deze vragenlijsten zien op de (verbetering van de) individuele gezondheidszorgverlening aan een patiënt. Het versturen van de vragenlijsten gaat regelmatig per post aangezien niet altijd een (actueel) emailadres aanwezig is en deze vragenlijsten tevens gevoelige informatie over een patiënt kunnen bevatten, waardoor het ziekenhuis er zeker van moet zijn dat deze vragenlijsten bij de juiste persoon terechtkomen.

3.1.1.4. Verlenen individuele gezondheidszorg

Gegevensverstrekking uit de basisregistratie personen over patiënten kan ook nodig zijn ten behoeve van het verlenen van individuele gezondheidszorg aan de patiënt, bijvoorbeeld ten behoeve van een juiste diagnose. Zo kan een arts aan de hand van de geboortedatum van de patiënt afleiden of bepaalde behandelingen wel of niet aan een patiënt kunnen worden gegeven. Daarnaast kan het voor de arts relevant zijn waar een patiënt is geboren, om te kunnen bepalen of de patiënt de patiënt eventueel behoort tot een bepaalde bevolkingsgroep waar sommige medische aandoeningen vaker voorkomen.

3.1.1.5. Traceren en aanschrijven na afloop individuele gezondheidszorgverlening

Het ziekenhuis moet tevens gegevens uit de basisregistratie personen opvragen om patiënten te traceren ten opzichte van wie de laatste behandeling met betrekking tot individuele gezondheidszorg reeds heeft plaatsgevonden, maar waarmee contact moet worden opgenomen omdat bijvoorbeeld achteraf defecten of bijwerkingen van implantaten (art. 7a Wkkgz), hartkleppen of medicijnen worden vastgesteld, dat er nieuwe behandelmethoden zijn of wanneer er sprake is van nieuwe gezondheidsrisico’s voor de patiënt. Deze werkzaamheden worden aangeduid als ‘vervolgzorg’.

3.1.2. Ouders, wettelijk vertegenwoordigers of gemachtigden van patiënten

Tevens heeft het ziekenhuis voor de uitvoering van haar taken gegevens uit de basisregistratie nodig over ouders of wettelijk vertegenwoordigers van een minderjarige patiënt en over de curator, mentor of andere personen die gemachtigd zijn namens een meerderjarige patiënt op te treden.

Het ziekenhuis heeft op verzoek gegevensverstrekking uit de basisregistratie van deze personen nodig voor de uitvoering van de volgende werkzaamheden:

3.1.2.1. Identificatie

Wanneer een minderjarige patiënt zich in het ziekenhuis meldt, moet het ziekenhuis de (gezaghebbende) ouders of wettelijk vertegenwoordigers van deze patiënt kunnen identificeren. Deze personen worden als contactpersoon van de patiënt in de patiëntenadministratie opgenomen. Het ziekenhuis identificeert deze personen door een vraag in de basisregistratie personen.

Wanneer een meerderjarige persoon, die zelf niet in staat is zijn of haar belangen te behartigen, zich bij het ziekenhuis meldt, moet de curator, mentor of andere personen die gemachtigd zijn namens deze meerderjarige patiënt op te treden, indien op dat moment aanwezig, ook worden geïdentificeerd. Het ziekenhuis beschikt vaak over de beschikking van de rechtbank die de curator meeneemt. Daarin staat de naam, achternaam en geboortedatum van de curator. De gemachtigde krijgt een eigen dossier in het systeem om zodoende toegang te kunnen krijgen tot het online dossier van de patiënt.

3.1.2.2. Aanschrijven

Het ziekenhuis moet de ouders/wettelijk vertegenwoordigers van minderjarige patiënten of de curator/mentor/andere persoon die gemachtigd is namens een meerderjarige patiënt op te treden, kunnen aanschrijven. Dit is bijvoorbeeld noodzakelijk wanneer toestemming moet worden gevraagd voor een medische ingreep bij de patiënt, of wanneer deze personen moeten worden geïnformeerd over de individuele gezondheidszorg aan de patiënt. Om deze personen aan te kunnen schrijven, is het noodzakelijk (naam- en adres)gegevens in de basisregistratie personen op te vragen.

Hierbij geldt dat over de (wettelijke) vertegenwoordiger die uit hoofde van een professionele functie van bijvoorbeeld advocaat, bewindvoerder, mentor, curator of voogd is aangewezen om een patiënt te vertegenwoordigen geen adresgegevens uit de basisregistratie personen mogen worden bevraagd. Woonadressen van deze personen zijn namelijk niet noodzakelijk voor de uitvoering van bovengenoemde taak, omdat zij worden aangeschreven op het adres waarop zij hun functie uitoefenen en die gegevens komen niet in de basisregistratie personen voor.

3.2. Wijzen van verstrekken aan het ziekenhuis

Het ziekenhuis heeft ten behoeve van de uitvoering van de hiervoor beschreven taken systematische gegevensverstrekking nodig uit de basisregistratie personen. Het ziekenhuis krijgt hiervoor een gegevensverstrekking op verzoek uit de basisregistratie personen. Tot de doelgroep van het ziekenhuis behoren zowel ingezetenen als niet-ingezetenen.

De verstrekking van gegevens op verzoek aan het ziekenhuis

Het ziekenhuis mag op verzoek gegevens opvragen uit de basisregistratie personen. Het betreft de gegevens die zijn opgenomen in bijlagen I en II.

Het ziekenhuis mag de in bijlage I opgenomen gegevens opvragen van patiënten die individuele gezondheidszorg of vervolgzorg dienen te ontvangen.

Het ziekenhuis mag de in bijlage II opgenomen gegevens opvragen van de (wettelijk) vertegenwoordigers van meerderjarige patiënten of de (wettelijk) vertegenwoordigers van minderjarige patiënten.

3.3. Toelichting te verstrekken gegevens

Categorie 01

De grondslag voor het verwerken van het gegeven ‘01.01.20 Burgerservicenummer persoon’ van patiënten is opgenomen in de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg. Het ziekenhuis heeft geen grondslag om het burgerservicenummer van de wettelijke vertegenwoordigers van patiënten te verwerken.

Het gegeven ‘01.04.10 geslachtsaanduiding’ is van belang voor de correcte aanschrijving van personen en voor de identificatie van personen indien het ziekenhuis niet over het burgerservicenummer beschikt. Het gegeven ‘01.03.10 geboortedatum’ is eveneens noodzakelijk voor de identificatie van personen.

De gegevens ‘01.03.30 geboorteland’ en ‘01.03.20 geboorteplaats’ zijn noodzakelijk om dubbele inschrijvingen uit de administratie te kunnen halen. De gegevens dienen in dat geval als extra identificerende gegevens. Verder zijn de gegevens noodzakelijk om personen te kunnen terugroepen, bijvoorbeeld omdat personen op basis van deze gegevens eerder in aanmerking komen voor een nieuwe behandeling. Tenslotte om te kunnen achterhalen of de persoon behoort tot een bepaalde bevolkingsgroepen waar sommige medische aandoeningen vaker voorkomen (bijvoorbeeld sikkelcelziekte).

Categorie 51

Historische gegevens over personen zijn nodig voor het terugroepen van personen (bijvoorbeeld in verband met ontdekte defecten aan implantaten), indien van deze persoon geen burgerservicenummer of huidig adres in de patiëntenadministratie bekend is. Verder zijn de gegevens noodzakelijk om dubbele inschrijvingen te achterhalen. Het komt geregeld voor dat een persoon onder een bepaalde naam is ingeschreven en dat deze persoon nadien zijn naam heeft laten wijzigen.

Categorie 02 en 03

Het ziekenhuis heeft gegevens uit deze categorieën nodig om vast te kunnen stellen wie de wettelijke vertegenwoordiger is van de minderjarige patiënt.

Wettelijk vertegenwoordigers worden opgenomen als contactpersonen in de patiëntenadministratie en worden bijvoorbeeld aangeschreven om toestemming te verkrijgen voor een medische ingreep.

Categorie 05

Gegevens over huwelijk/geregistreerd partnerschap zijn noodzakelijk, ten behoeve van een juiste aanschrijving van personen.

Verstrekking van gegevens over echtgenoot/geregistreerd partner is daarnaast noodzakelijk in het geval dat een meerderjarige patiënt, die niet in staat is zelf zijn/haar belangen te behartigen, door de partner vertegenwoordigd wordt.

Categorie 06

Datum overlijden is een noodzakelijk gegeven om te voorkomen dat overleden patiënten worden aangeschreven. Verder is datum van overlijden ook noodzakelijk voor het actueel houden van het patiëntenbestand.

Categorie 07

Het ziekenhuis krijgt tevens het gegeven ‘07.70.10 Indicatie geheim’ verstrekt. Met dit gegeven wordt aangeduid of een ingeschrevene de gemeente heeft verzocht om zijn of haar gegevens niet te verstrekken aan bepaalde derden. Indien dit het geval is, kan het ziekenhuis aanvullende maatregelen treffen om de privacy van de ingeschrevene te waarborgen.

Categorie 08

Gegevens over verblijfplaats worden verstrekt om een patiënt aan te schrijven en voor eenduidige identificatie. De gegevens ‘08.13.10’ Land adres buitenland, ‘08.13.30 Regel 1 adres buitenland’, ‘08.13.40 Regel 2 adres buitenland’ en ‘08.13.50 Regel 3 adres buitenland’ zijn gegevens van niet-ingezetenen en zijn noodzakelijk om personen behorende tot de doelgroep in het buitenland te kunnen traceren.

Categorie 58

De historische gegevens over verblijfplaats kunnen van belang zijn voor de patiëntenadministratie bijvoorbeeld voor een eenduidige identificatie van een patiënt, ter voorkoming van dubbele inschrijvingen. De buitenlandse adresgegevens kunnen van belang zijn voor het terugroepen van personen (bijvoorbeeld in verband met ontdekte defecten aan implantaten).

Categorie 09

Gegevens over een kind van een patiënt zijn noodzakelijk in het geval van vertegenwoordiging van een meerderjarige patiënt die niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, door zijn/haar kind.

Categorie 11

Het gegeven ‘11.33.10 Indicatie curatele register’ is noodzakelijk om te kunnen beoordelen of een patiënt zijn/haar eigen belangen kan behartigen.

De gegevens ‘11.32.10 Indicatie gezag minderjarige’ en ‘11.85.10 Ingangsdatum geldigheid met betrekking tot de elementen van de categorie Gezagsverhouding’ worden verstrekt om, in combinatie met de gegevens ‘02.62.10 Datum ingang familierechtelijke betrekking ouder1’, ‘03.62.10 Datum ingang familierechtelijke betrekking ouder2’, ‘02.81.20 Aktenummer van de akte waaraan gegevens over ouder1 ontleend zijn’ en ‘03.81.20 Aktenummer van de akte waaraan gegevens over ouder2 ontleend zijn’ vast te kunnen stellen wie de wettelijke vertegenwoordiger is van minderjarige patiënt is.

Indien bij het gegeven ‘11.32.10’ een waarde staat ingevuld, en deze waarde is ‘1’ of ‘2’, dan kan in combinatie met het gegeven ‘11.85.10’, waarin staat wanneer de gezagsverhouding is ingegaan, naar het gegeven ‘02.62.10’/’03.62.10’ worden gekeken, waaruit blijkt wanneer het juridische ouderschap is ingegaan. Indien deze datums overeenkomen, of wanneer het gezag is ingegaan na het ingaan van het juridische ouderschap, is dit een indicatie dat de ouder gezag heeft. Indien bij het gegeven ‘11.32.10’ de waarde ‘D’ is ingevuld, betekent dit dat een derde het gezag heeft. Op basis hiervan moet het ziekenhuis het gezagsregister inzien, om te bepalen wie het gezag heeft.

4. Inlichtingenplicht

Teneinde de autorisatie actueel te houden dient het ziekenhuis tijdig inlichtingen te verschaffen over wijzigingen die zich voordoen in zijn taak, in de regelingen waarop die taak is gebaseerd of wijzigingen in de gegevens uit de basisregistratie personen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van die taak. Het is de uitdrukkelijke verantwoordelijkheid van het ziekenhuis om deze informatie onverwijld kenbaar te maken aan de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Eventuele gevolgen van onjuistheden in de autorisatie als gevolg van het niet of niet tijdig doorgeven van dergelijke wijzigingen komen voor de verantwoordelijkheid van het ziekenhuis.

5. Wijzigingen

Met dit besluit wordt het autorisatiebesluit van 24 januari 2014, met kenmerk 2014-0000038932, ingetrokken. Deze intrekking is het gevolg van de volgende wijzigingen in de autorisatie van het ziekenhuis.

Met dit autorisatiebesluit zijn de doelgroepen, taakomschrijving en de gegevenssets herzien.

6. Publicatie

Dit besluit wordt gepubliceerd in de Staatscourant. Het besluit wordt tevens geplaatst op de internetpagina van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens, publicaties.rvig.nl.